各市州、县市区委，各市州、县市区人民政府，省直机关各单位：
《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》已经省委、省人民政府同意，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。
中共湖南省委办公厅
湖南省人民政府办公厅
2014年9月5日
关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见
档案作为党和国家各项工作和人民群众各方面情况的真实记录，是促进各项事业科学发展、维护党和国家及人民群众根本利益的重要依据。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。
近年来，我省档案事业取得了可喜成绩，为全省改革开放和现代化建设作出了独特贡献。当前，面对新形势新任务新要求，我省档案工作还存在一些不适应的地方，主要是：一些地区和部门不够重视档案工作，依法治档、科技兴档、人才强档的意识和举措需要进一步强化，档案事业发展的保障条件需要进一步改善。做好新形势下档案工作，对于提高社会管理水平和治理能力、促进经济社会科学发展、维护国家安全和社会稳定、维护人民群众合法权益、弘扬传承优秀文化，具有重要意义。要深入贯彻落实党的十八大和十八届三中全会精神，以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，紧紧围绕省委、省政府工作大局，以建立健全覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用服务体系、确保档案安全保密的档案安全体系、为民务实高效的档案行政管理体系为目标，充分发挥档案工作在服务全面深化改革、全面建成小康社会、促进“三量齐升”、推进“四化两型”建设方面的独特作用，不断提高全省档案工作科学化水平。
一、不断完善档案工作管理体制机制
1. 坚持统一领导、分级管理原则。坚持并不断完善党委和政府领导、档案部门归口负责、各方面共同参与的档案工作体制。要进一步理顺各级档案部门管理体制，县级以上各级档案行政管理部门要切实负起责任，充分履行法定职能，依法统一监督指导本行政区域内党政机关和其他单位的档案工作。各级国家综合档案馆要依法集中管理本级党政机关和其他单位的档案。县级以上党委和政府是本级国家综合档案馆的建设主体，负责统筹推进国家综合档案馆建设。要科学规划，合理布局，严格审批建立国家专业档案馆、部门档案馆，防止重复建设和资源分散。各级档案行政管理部门要加强对本级国家专业档案馆、部门档案馆和其他档案保管机构的监督指导。
2. 建立健全基层档案工作体系。各级党政机关、企事业单位(包括境外派出机构)、社会组织，要根据工作实际需要，加强档案管理工作，做好本部门本单位的文件收集、整理、归档工作，集中收集保管本部门本单位各类档案并按规定提供利用，开展档案数字化、档案编研、档案业务交流、人员培训等，按规定向同级国家档案馆移交档案。乡镇(街道)机关要指定人员负责收集、整理和保管本机关的档案，并确保人员相对稳定。村、社区及其区域内的非公有制经济组织、社会组织要建立档案工作机制，设立档案室或指定专人负责档案工作。对于办公地点集中、档案数量较少的单位，要对档案机构和人员进行有效整合，建立联合档案室，降低行政成本，提高工作效能。
3. 加大依法治档力度。要根据我省经济社会发展需要，及时修订地方性档案法规，制定档案工作规范和标准。各部门各单位制定本部门本单位档案工作规范性文件，应征求同级档案行政管理部门的意见。各级党委和政府要为本级档案行政管理部门依法履行档案行政执法职能提供条件，提高其执法监督指导能力。各级档案行政管理部门要加强对档案工作的监督检查，加大执法力度，对各类违反《档案法》的行为，特别是将应归档文件据为己有或拒绝归档的，或造成档案损毁、丢失的，要依法追究有关单位和人员的责任。各级各有关部门要加强查处档案违法违纪案件方面的协作配合，根据国家有关规定，建立案件移送制度。对保存在非国家档案馆的对国家和社会具有保存价值或应当保密的档案，档案行政管理部门要依法加强监管。
4. 建立协同参与工作机制。各地区各部门各单位要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同检查、同落实。各级党委和政府在成立专项工作机构或议事协调机构时，根据需要吸收档案部门参加，确保档案工作与其他工作协调同步开展。各地要建立档案部门直接参与采集重点工作、重要会议、重大活动文件资料制度，严格执行重点建设项目、重大科研项目和重大技改项目档案专项验收制度。
5. 规范并支持社会力量参与档案事务。各级档案部门要把社会力量参与档案事务作为档案事业发展的重要补充，充分发挥档案学会等社会组织的作用，积极扶持与档案有关的咨询服务业、信息开发业、软件业、网络业以及档案用品制造业、档案文化教育服务业的发展，规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务，支持企业、社会组织和个人依法设立档案事业发展基金。推广政府购买服务，凡属事务性管理服务，引入竞争机制，通过合同、委托等方式向社会购买。
二、着力提升档案部门服务能力
6. 建立全面覆盖的档案资源体系。各部门各单位档案机构要科学制定本部门本单位各类文件材料归档范围和保管期限表，报同级档案行政管理部门审核后实施，做到应归尽归、应收尽收。加强不同载体档案的收集。建立归档工作年度检查制度。档案行政管理部门要加强对新机构、新社会组织建档工作的指导。加强农业农村档案、城乡社区档案、民营企业档案、家庭档案、信用档案等建档工作。要重视民生档案工作，制定各类民生档案管理办法，把民生档案纳入国家档案资源体系。
7. 维护国家综合档案馆的收藏权威。各部门各单位要认真做好向国家综合档案馆移交档案的工作，做到应交尽交，鼓励提前移交。凡属移交范围内的档案，任何单位不得拒绝移交。各级国家综合档案馆要依法加大对到期档案的接收力度，扩大档案接收范围，拓展进馆档案门类。加强对党和国家领导人来本地区视察检查工作、重要外宾来本地区访问、本地区党政领导参加重要公务活动等形成的各种载体档案的收集整理。加强机构改革、企业改制、行政区划调整等档案的处置与接收。积极做好海内外涉湘档案、名人档案、具有地方特色和特殊载体档案的收集，努力丰富馆藏。鼓励集体和个人向国家档案馆捐赠或寄存档案，对捐赠重要、珍贵档案的，给予一定奖励。
8. 加大档案信息服务和政府公开信息工作力度。各级党委和政府要把提供档案信息服务作为公共服务的一部分，统筹安排档案服务、政府公开信息服务和其他公共服务，努力提供一站式服务，做到便民利民。各部门各单位要主动及时向同级国家综合档案馆报送按规定应向社会公开的政策性、法规性、公益性、服务性等文件资料。各级国家档案馆要严格依法依规开展档案鉴定工作，主动及时开放应开放的档案，特别是对涉及民生的各类档案、信息要及时整理、鉴定，优先提供利用。各档案馆(室)要改善接待条件，改进查阅方式，简化利用手续，免除利用收费，提供优质服务。
9. 深化档案信息的开发利用。各档案馆(室)要紧紧围绕党委和政府工作大局、本部门本单位中心工作及人民群众需要，加强对档案信息的综合分析研究和深度开发，加强对地方历史的研究。通过编辑出版档案编研书籍、举办档案展览、制作电视节目、发布网络视频、发行音像制品等多种形式，充分挖掘档案资源的现实和历史价值，把“档案库”变成“思想库”。充分利用各级各类新闻媒体，创新档案宣传形式，加大档案宣传力度，推出一批弘扬社会主旋律，传递正能量，具有鲜明地方特色的档案信息精品，提高档案工作的影响力。
10. 保障档案安全。各地区各部门各单位要切实改善档案保管保密条件，建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系，进一步提高档案库房的消防安全等安全防灾标准，建立完善档案安全应急管理制度，对档案安全保密工作进行定期检查，及时发现和排除隐患，堵塞漏洞，严防档案损毁和失泄密事件发生。各部门各单位要安排在编人员从事档案工作，防止因人员流动发生失泄密事件。按照国家规定建立档案信息管理系统安全保密防护体系，推进档案信息系统安全等级保护和分级保护工作。县以上各级国家综合档案馆要对同级党政机关、企事业单位、社会组织的重要档案(包括新闻类电影、电视片、照片、录音、录像等音像档案)实行异地备份保管，对重要电子档案实行异地异质备份保管，确保党和国家重要档案绝对安全。涉密档案和重要档案的存储介质要进行检验和认证，确保长期可用。加强档案数字化工作的安全管理，数字化工作的全过程要进行视频监控和有效监管。保证数字档案数据传输和接收安全，防止文件、档案在传输过程中失泄密。规范档案中介服务，建立档案服务中介资质和安全等级认定机制，做好服务外包工作的安全检查。
三、加快推进档案信息化建设步伐
11. 构建数字数据归档体系。各级党委和政府要树立大档案、大数据、大平台、大服务理念，支持档案部门把对国家和社会有用、对存史资政有益的数字数据进行归档管理，逐步建立全社会共同参与的数字数据归档体系。各地区要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划，把档案部门纳入本地区信息化建设议事协调机构。建立数字数据归档制度，及时将本部门本单位职能活动中产生的各种形式、各种内容的数字数据进行归档。重视专业应用系统中的数字数据归档，加强对网站数据、多媒体照片影音数据的收集和归档工作。各级档案行政管理部门要加强对数字数据归档工作的指导，积极引导和鼓励非公有制经济组织、人民团体和社会组织开展数字数据归档工作。要为家庭和个人数字数据归档提供服务。
12. 确保数字档案数据科学流转。各级国家综合档案馆要积极开展数字档案数据收集与整理，建设档案数据中心，努力将档案数据中心打造成党委和政府的资政平台、经济社会发展的资源库、人民群众的信息网。各级党政机关、企事业单位、社会组织要及时向国家综合档案馆移交数字档案数据，确保数字档案数据向档案数据中心集中。各档案馆(室)要大力推进传统载体档案数字化。整合部门档案馆、专业档案馆的数据资源，实行数据资源集中备份，逐步建立覆盖省、市、县三级国家综合档案馆和部门档案馆、专业档案馆的档案数据资源网络体系。
13. 实现档案信息资源共享与利用。各级党委和政府要统筹协调数字档案数据整合和共享利用工作。各级国家综合档案馆要充分利用现有电子政务网络和电子公文传输网络，搭建档案信息资源共享平台，建立档案信息公开查阅门户网站，与政府公开信息系统和网站对接，及时做好可公开的各类档案、信息上传和更新。积极推进城乡档案信息服务一体化和区域档案信息服务一体化建设，开展远程利用服务。各部门各单位要参与共享平台建设，为平台提供惠民利民的信息。要建立档案信息公开发布保密审核制度。
四、加大对档案工作的支持保障力度
14. 进一步加强对档案工作的领导。各地区各部门各单位要指定专人分管档案工作，切实把档案工作纳入本地区经济社会发展规划，纳入本部门本单位事业发展规划、年度工作计划和考核内容，经常听取档案工作专项汇报，定期督促检查，及时研究并协调解决档案工作中的重大问题，为档案事业发展创造良好环境，推动档案事业发展同经济社会发展相协调。
15. 加大对档案事业的投入。各级党委和政府要加大对档案事业的投入，把档案馆建设纳入基础设施建设项目，统筹规划，严格标准，规范建设，坚决消除“无库馆”“危房馆”现象。各地要按照部门预算编制和管理有关规定，科学合理核定档案工作经费，将档案馆(室)在档案资料征集、鉴定开放、抢救保护、安全保密、数字化、现代化管理、利用服务、编纂、陈列展览以及档案科研和教育培训等方面的经费列入同级财政预算。各地区各部门各单位要加强档案馆(室)档案保管保护专用设施设备的维护、更新和升级工作，提高档案馆(室)安全防灾能力。加强对档案项目经费的审计督查和绩效考核，确保专款专用、科学使用。
16. 加强档案人才队伍建设。各级党委和政府要为档案部门配备坚强有力的领导班子，加大档案系统干部任用和交流力度，增强档案干部队伍活力，为档案干部学习培训、下基层挂职锻炼、交流任职等创造条件。在确保本级财政供养人员“只减不增”的前提下，根据实际工作需要科学合理核定档案部门人员编制，按业务人员高于80％的比例选配各级档案行政管理部门的档案专业人才，不断优化档案干部队伍结构。逐步建立档案从业人员持证上岗制度，严格档案专业技术职称评审，提高档案从业人员专业化水平。对长期接触有毒有害物质的档案工作人员的特殊岗位津贴，按国家有关规定办理。关心档案干部成长，切实帮助他们解决各种实际问题和后顾之忧，保持档案干部队伍稳定。用中国特色社会主义理论体系武装档案干部头脑，强化档案干部专业培训，积极开展继续教育，努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍。
本意见印发后，2004年4月23日印发的《中共湖南省委办公厅湖南省人民政府办公厅关于进一步加强新时期档案工作的意见》(湘办发〔2004〕5号）废止。
